Gestión de reuniones y creación de horarios en el panel

Una vez que los asistentes ya están dados de alta y tienen configurados sus permisos, es momento de gestionar las reuniones y definir los horarios disponibles para cada uno. Desde el apartado “Reuniones” del panel de Eventool, puedes hacer todo esto de forma sencilla y ordenada.

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Sección principal: Reuniones entre asistentes

En este apartado puedes:

• Visualizar todas las reuniones: confirmadas, pendientes o rechazadas.

• Filtrar las reuniones para encontrar resultados específicos.

• Crear nuevas reuniones manualmente, seleccionando al asistente que recibe y al que solicita.

Al pulsar el botón + Nueva reunión, se abre un formulario desde el que puedes buscar a los asistentes con el icono de la lupa. Una vez seleccionados ambos perfiles, la reunión queda confirmada automáticamente y se muestra tanto en el panel como en la agenda de los asistentes en la app.

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Horarios por asistente

Desde aquí puedes crear huecos de manera individual para cada asistente que puede recibir reuniones.

• Puedes añadir tramos horarios personalizados por asistente.

• Verás todos los huecos que tiene disponibles y su estado (activo o no).

• Ideal para personalizar la agenda de forma precisa.

Esto resulta útil si cada asistente tiene una disponibilidad distinta y necesitas un control detallado.

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Horarios por bloques

Esta opción es perfecta cuando quieres organizar la disponibilidad de varios asistentes al mismo tiempo mediante esquemas.

¿Cómo se hace?

1. Crea un bloque horario y asígnale un nombre.

1. Añade los tramos de tiempo:

   • Nuevo tramo horario: para añadir una única franja.

• Nuevos tramos horarios en bloque: para generar múltiples franjas de una sola vez (por ejemplo, reuniones de 15 minutos entre 12:00 y 14:00).

1. Define el modo de asignación:

   • Manual: seleccionas tú mismo a los asistentes.

• Automático: se asigna a todos los asistentes del evento o a una categoría concreta.

💡 Consejo: si utilizas el modo automático, asegúrate de tener bien organizadas las categorías de asistentes para una asignación precisa.

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Exportar / Importar

Desde este apartado puedes gestionar las reuniones mediante Excel, lo que resulta muy útil para controlar grandes volúmenes de asistentes y citas.

El archivo Excel tiene dos hojas de trabajo:

1. Recursos:

Aquí se muestran los huecos disponibles para cada asistente que puede recibir citas.

• Tipo: debe ser siempre “Asistente”.

• Nombre: debe coincidir exactamente con el nombre en la sección de Asistentes.

• Activo: indica si ese horario está visible en la app.

• Fecha inicio / fin: duración del hueco.

2. Reservas:

Esta hoja recoge toda la actividad relacionada con las reuniones.

• Tipo: siempre “Asistente”.

• Nombre del receptor y del solicitante.

• Estado: confirmada, rechazada, pendiente...

• Fecha de alta y de reunión.

• Área: espacio donde se celebrará la reunión (si aplica).

• Realizada: si se ha marcado como completada (requiere activar feedback en reservas).

• Motivo de cancelación: si está habilitada esta opción.

📌 Importante: los nombres deben coincidir exactamente entre ambas hojas y con los nombres del listado de asistentes.