¿Cómo configurar los puntos de acceso?
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La configuración de puntos de acceso en Eventool permite gestionar la validación de acreditaciones en los eventos de manera eficiente. Sigue estos pasos para optimizar el proceso.
En el apartado de Configuración, podemos ver los puntos de acceso creados para editarlos y crear nuevos desde el botón "+ Nuevo punto de acceso".
Cuando editamos o creamos un punto de acceso, podemos editar tres pestañas diferentes de información: "Puntos de acceso", "Autorizados" y "Accesos".
En este apartado se crean los puntos de acceso que se quieran controlar. Puede ser la entrada general a un recinto o las diferentes salas o zonas del mismo. Puedes crear tantos puntos de acceso como necesites.
Por cada punto de acceso, es necesario completar la información que se muestra a continuación.
En esta página debemos dar un nombre al punto de acceso. Es el nombre que vamos a ver en la app de Ev Suite, necesaria para realizar la captura de los códigos QRs.
Recomendaciones:
Usa nombres descriptivos para identificar cada punto fácilmente (Ejemplo: "Entrada General", "Sala Barcelona", "Workshop Día 1").
Si el evento dura varios días y se requiere controlar el mismo punto en diferentes jornadas, es recomendable replicarlo para cada día (Ejemplo: "Entrada General Día 1", "Entrada General Día 2").
Definir Fechas y Horarios:
Indica la fecha y hora de activación y desactivación del punto de acceso. Dentro de este intervalo, los movimientos en ese punto podrán registrarse a través de la app Ev Suite.
Los puntos de acceso se activan 30 minutos antes de su comienzo en la app Ev Suite.
No se pueden configurar horas de inicio o de fin con tiempo exacto de 00:00:00.
Eventool permite definir la forma en que se generan las acreditaciones para cada punto de acceso:
"Modo manual":
Permite seleccionar manualmente a los asistentes que podrán acceder.
Se deben elegir uno a uno en la pestaña "Autorizados".
Tras la selección, el sistema generará la acreditación para cada uno.
Antes de autorizar asistentes, es necesario guardar la configuración del punto de acceso.
"Modo automático":
El sistema genera acreditaciones de forma automática para:
Todos los asistentes registrados en el evento.
Asistentes de una categoría específica.
Asistentes que pertenezcan a al menos una de las categorías seleccionadas.
Asistentes inscritos en una sesión determinada.
Asistentes que confirmaron su asistencia mediante el servicio de invitaciones.
Opción: QR de uso único
Activado: cada QR solo permite un acceso por persona.
Desactivado: un mismo QR puede registrar múltiples accesos.
Opción: Controlar salida
Activado: permite registrar tanto las entradas como las salidas.
Desactivado: solo se registran entradas.
Opción: Impresión desde Ev Suite
Es posible contratar este servicio para imprimir acreditaciones una vez se realice la lectura del QR. Para ello, es necesario contactar con el equipo de Eventool.
Permite el envío a impresoras convencionales o de etiquetas para generar las acreditaciones en el momento.
Desde la misma sección, puedes:
Crear nuevos puntos de acceso.
Editar los ya configurados para ajustarlos a las necesidades del evento.
En la pestaña "Autorizados" veremos el listado de los asistentes que tienen permiso para acceder a un punto.
En esta vista podemos:
Descargar acreditaciones: puedes descargar una acreditación concreta (desde la columna de Descargar acreditación, pulsando en el enlace con nombre "Formato DIN A6") o todas a la vez en un único PDF desde el botón ubicado al final del listado, en la parte inferior izquierda. Recuerda que desde esta sección, se descargan las acreditaciones propias del punto de acceso, no el total que se han generado en el panel.
Registrar accesos manualmente: si el día del evento, además de validar accesos con Ev Suite, es necesario registrar movimientos de entrada o salida desde el panel de administración, se puede hacer desde aquí.
Para registrar manualmente la entrada o salida de un asistente autorizado desde el panel (sin hacer uso de Ev Suite) hay que seguir los siguientes pasos:
Localiza al asistente en la lista de autorizados y en la columna Número de accesos, haz clic en "+ CREAR ACCESO".
Se abrirá una ventana emergente con los datos del asistente y el punto de acceso seleccionado.
En Modo acceso, elige "Modo manual".
En Sentido acceso, selecciona si el movimiento corresponde a una "Entrada" o una "Salida".
Haz clic en "GUARDAR" para registrar el acceso.
Este proceso permite registrar accesos adicionales manualmente en caso de que sea necesario llevar un control más detallado desde el panel.
En la pestaña "Accesos" se ve el resumen de movimientos de los usuarios acreditados en el punto de acceso seleccionado, tanto aquellos registrados a través de la app/web como desde el panel.
Se puede ver la fecha y hora del registro, el tipo de movimiento (entrada o salida) y el modo de acreditación (mediante lector QR o manual).
Sí, en la sección "Configuración" puedes gestionar distintos aspectos relacionados con las acreditaciones y accesos del evento.
Dentro de esta sección, además de administrar acreditaciones, puntos de acceso y exportaciones, puedes utilizar "filtros de búsqueda" para localizar información de manera más rápida y eficiente.
Desde esta vista, es posible filtrar los puntos de acceso según distintos criterios:
Fecha de inicio y fin: permite buscar puntos de acceso que han estado activos en un rango de fechas determinado.
Modo de acreditación: opción para filtrar por diferentes modalidades de acreditación utilizadas en el evento.
Texto: campo de búsqueda libre para localizar puntos de acceso específicos por nombre u otros detalles.
Además, se pueden eliminar filtros para volver a visualizar toda la información disponible sin restricciones.
Estos filtros son útiles para encontrar rápidamente registros específicos y optimizar la gestión del evento.
