Asignación automática de salas o mesas para reuniones

¿Tu evento incluye espacios físicos específicos para las reuniones? Con Eventool puedes hacer que, al confirmarse una cita entre asistentes, se asigne automáticamente una sala o mesa libre en función de la disponibilidad.

Esta opción facilita la gestión de recursos y asegura que cada cita tenga un lugar asignado… ¡sin esfuerzo manual!

¿Cómo funciona la asignación automática?

Cuando se configura una categoría de área para las reuniones desde el panel de gestión, el sistema se encarga de:

• Buscar un espacio libre (sala, mesa, etc.) que pertenezca a esa categoría.

• Asignarlo automáticamente al confirmar la cita.

• Evitar solapamientos: si no hay espacios disponibles, la reunión se confirma igualmente, pero sin espacio asignado.

Pasos para activar esta funcionalidad

1. Crear una categoría para las áreas de reunión

Ve a Áreas > Categorías de áreas y crea una nueva categoría específica, por ejemplo: 🔹 “Salas reunión”.

2. Crear las áreas (mesas o salas)

Desde Áreas > Nueva área añade cada uno de los espacios físicos disponibles:

• Especifica un nombre (Sala 1, Mesa A…).

• Añade traducciones si es necesario.

• Asigna la categoría que acabas de crear (Salas reunión).

• Indica su capacidad (opcional).

• Puedes añadir una imagen o plano para facilitar la localización.

3. Vincular la categoría a las reuniones

Ahora toca activar el vínculo desde el panel:

• Accede a Configuración > Opciones incluidas.

• En el apartado Reuniones, selecciona la categoría creada en el campo “Categoría área para configuración de reuniones”.

• ¡Listo!

¿Qué sucede cuando se confirma una reunión?

Cada vez que se acepta una cita entre dos asistentes:

✅ El sistema revisa qué espacios están libres para esa franja horaria. ✅ Asigna automáticamente uno de esos espacios. ✅ El nombre de la sala aparece en la agenda de ambos participantes (como puedes ver en la app). ❌ Si no hay disponibilidad, la reunión se confirma igualmente, pero sin sala asignada.