Cómo importar asistentes desde plantilla Excel

¿Tienes muchos asistentes que añadir a tu evento? Desde Eventool puedes importar toda la información mediante una plantilla Excel, de forma rápida y eficiente. Te explicamos paso a paso cómo hacerlo.

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Descarga la plantilla

1. Accede al panel de gestión de tu evento.

2. Ve a la sección Asistentes > Exportar/Importar.

3. Haz clic en el botón Descargar para obtener la plantilla Excel.

¿Qué se descarga?

• Si ya tienes asistentes, la Excel incluirá sus datos.

• Si no hay asistentes aún, la plantilla estará vacía.

• Si hay imágenes o archivos vinculados (fotos, recursos), se descargará un ZIP con la Excel y todos los archivos.

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Completa la plantilla Excel

La hoja incluye múltiples columnas. A continuación, te explicamos qué puedes incluir.

Información básica

• Tratamiento, Nombre, Apellidos.

• Organización, Puesto, Lugar de origen.

• Teléfono (con prefijo, sin espacios ni símbolos).

• Email (campo obligatorio y único. No puede repetirse).

• Clave (puedes dejarla vacía; el sistema genera una de 5 dígitos alfanuméricos).

• Biografía.

• Orden (determina el orden de aparición en la app).

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Segmentación y visibilidad

• Categorías: separadas por , o ;, escritas tal como aparecen en el panel. Ver cómo crear y usar categorías de asistentes.

• En networking: "Sí" o "No" (si el perfil es visible en la app).

• Datos personales: "Sí" o "No" (si se muestra teléfono y email públicamente).

• Idioma: usa códigos como es, en, pt, fr, de, it

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Información interna y para el asistente

• Notas: visibles solo para el organizador.

• Información para asistente: contenido textual privado.

• Recursos: indica el nombre exacto del archivo (ej. ponencia.pdf). Luego, súbelo junto con la Excel dentro de un ZIP.

• Foto: indica el nombre del archivo de imagen.

📦 Si subes recursos o fotos, crea un ZIP con la Excel y los archivos correspondientes.

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Reuniones (si están activadas)

• Puede solicitar reuniones: "Sí" o "No".

• Puede recibir reuniones: "Sí" o "No".

• Puede crear horarios: "Sí" o "No".

• Nº máximo de solicitudes.

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Otros campos

• Expositor: nombre exacto (ya debe existir en la sección Expositores).

• Web, Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram.

• Fecha alta: solo informativo. No se puede modificar.

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Cómo subir la plantilla

Una vez tengas la plantilla preparada:

1. Si incluiste archivos (recursos o fotos), crea un ZIP que los contenga junto a la Excel.

2. Vuelve a Asistentes > Exportar/Importar.

3. En la parte inferior, pulsa en Seleccionar archivo para subir tu Excel o ZIP.

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⚠️ Antes de importar: opciones importantes

Al importar, el sistema te preguntará si deseas:

Borrar las categorías existentes

• Si marcas esta opción, las categorías actuales se eliminan y se crean solo las que hayas incluido en la Excel.

Borrar los asistentes ya creados

• Si seleccionas esta opción, los asistentes actuales se eliminan y se sustituyen por los nuevos de la plantilla.

• Esto genera nuevos códigos QR para cada asistente.

📢 ¡Importante! Si ya has enviado los códigos QR anteriores (por ejemplo, usando el sistema de acreditaciones), estos quedarán invalidados. Asegúrate de enviar los nuevos QR a todos los asistentes para evitar problemas de acceso al evento.

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Recomendaciones finales

• Revisa que no hay emails duplicados y que los campos obligatorios están completos.

• Usa nombres exactos para categorías y expositores.

• Si tienes dudas, consulta el ejemplo de plantilla antes de importar.

• Para subir contenido más avanzado como texto enriquecido, enlaces o visibilidad personalizada de recursos, edítalo directamente desde el panel.