Cómo importar asistentes desde plantilla Excel
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¿Tienes muchos asistentes que añadir a tu evento? Desde Eventool puedes importar toda la información mediante una plantilla Excel, de forma rápida y eficiente. Te explicamos paso a paso cómo hacerlo.
Accede al panel de gestión de tu evento.
Ve a la sección Asistentes > Exportar/Importar.
Haz clic en el botón Descargar para obtener la plantilla Excel.
Si ya tienes asistentes, la Excel incluirá sus datos.
Si no hay asistentes aún, la plantilla estará vacía.
Si hay imágenes o archivos vinculados (fotos, recursos), se descargará un ZIP con la Excel y todos los archivos.
La hoja incluye múltiples columnas. A continuación, te explicamos qué puedes incluir.
Tratamiento, Nombre, Apellidos.
Organización, Puesto, Lugar de origen.
Teléfono (con prefijo, sin espacios ni símbolos).
Email (campo obligatorio y único. No puede repetirse).
Clave (puedes dejarla vacía; el sistema genera una de 5 dígitos alfanuméricos).
Biografía.
Orden (determina el orden de aparición en la app).
En networking: "Sí" o "No" (si el perfil es visible en la app).
Datos personales: "Sí" o "No" (si se muestra teléfono y email públicamente).
Idioma: usa códigos como es, en, pt, fr, de, it
Notas: visibles solo para el organizador.
Información para asistente: contenido textual privado.
Recursos: indica el nombre exacto del archivo (ej. ponencia.pdf). Luego, súbelo junto con la Excel dentro de un ZIP.
Foto: indica el nombre del archivo de imagen.
📦 Si subes recursos o fotos, crea un ZIP con la Excel y los archivos correspondientes.
Puede solicitar reuniones: "Sí" o "No".
Puede recibir reuniones: "Sí" o "No".
Puede crear horarios: "Sí" o "No".
Nº máximo de solicitudes.
Expositor: nombre exacto (ya debe existir en la sección Expositores).
Web, Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram.
Fecha alta: solo informativo. No se puede modificar.
Una vez tengas la plantilla preparada:
Si incluiste archivos (recursos o fotos), crea un ZIP que los contenga junto a la Excel.
Vuelve a Asistentes > Exportar/Importar.
En la parte inferior, pulsa en Seleccionar archivo para subir tu Excel o ZIP.
Al importar, el sistema te preguntará si deseas:
Borrar las categorías existentes
Si marcas esta opción, las categorías actuales se eliminan y se crean solo las que hayas incluido en la Excel.
Borrar los asistentes ya creados
Si seleccionas esta opción, los asistentes actuales se eliminan y se sustituyen por los nuevos de la plantilla.
Esto genera nuevos códigos QR para cada asistente.
Revisa que no hay emails duplicados y que los campos obligatorios están completos.
Usa nombres exactos para categorías y expositores.
Si tienes dudas, consulta el ejemplo de plantilla antes de importar.
Para subir contenido más avanzado como texto enriquecido, enlaces o visibilidad personalizada de recursos, edítalo directamente desde el panel.
Categorías: separadas por , o ;, escritas tal como aparecen en el panel.
