Alta de asistentes y permisos para reuniones

Una vez que has activado la funcionalidad de reuniones en el evento, el siguiente paso es dar de alta a los asistentes y configurar sus permisos en relación con el módulo de citas. Esto se puede hacer de forma manual desde el panel o bien automáticamente a través de una plantilla Excel.

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¿Dónde se gestionan los asistentes?

Dirígete al apartado “Asistentes” del menú lateral en el panel de gestión. Desde aquí podrás:

• Crear o editar perfiles de asistentes.

• Asignar roles relacionados con las reuniones.

• Importar datos desde un Excel.

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Alta de asistentes manual

Puedes dar de alta asistentes uno a uno o editar los ya existentes. Para que un asistente pueda formar parte del networking y participar en las reuniones, es necesario:

1. Marcar la opción “En Networking”

Esta opción hace que el perfil del asistente sea visible públicamente en la lista de participantes dentro de la app.

2. Configurar permisos en la pestaña “Reuniones”

Accede al perfil del asistente y abre la pestaña Reuniones, donde puedes activar las siguientes opciones:

• Puede solicitar reuniones: el asistente podrá enviar solicitudes de cita desde la app.

• Nº máximo de solicitudes: define cuántas solicitudes puede enviar como máximo este asistente. Si no se configura aquí, tomará el valor general del evento.

• Puede recibir reuniones: permite que este asistente reciba solicitudes de otros.

• Puede crear horarios: si puede recibir reuniones, puede además configurar sus propios huecos disponibles desde la app.

💡 Si prefieres crear horarios para un asistente concreto desde el panel, puedes hacerlo también desde esta misma pestaña.

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Alta de asistentes desde Excel

También puedes subir asistentes o editar los existentes de forma masiva con una plantilla Excel:

Pasos:

1. Entra en la sección Exportar / Importar del panel.

2. Descarga la plantilla de asistentes.

3. Rellena las siguientes columnas clave:

Columna	Significado
En Networking	“Sí” para que el asistente aparezca en la app.
Puede solicitar reuniones	“Sí” si el asistente puede enviar solicitudes.
Puede recibir reuniones	“Sí” si puede recibir citas de otros.
Puede crear horarios	“Sí” si puede definir sus huecos.
Nº máximo solicitudes	Define el número máximo de solicitudes que puede realizar.

1. Guarda el archivo y vuelve a subirlo al panel para aplicar los cambios.

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¿Qué roles puedo asignar a los asistentes?

Dependiendo de la configuración, los asistentes pueden tener uno o varios de estos roles:

▶ Emisor de solicitudes

• Puede enviar solicitudes de reuniones.

• Visualiza las solicitudes enviadas, aceptadas y rechazadas.

• Si alcanza su máximo de citas pendientes, no podrá enviar más hasta que alguna se rechace.

▶ Receptor de solicitudes

• Puede recibir y aceptar/rechazar citas.

• Visualiza su agenda de reuniones en tiempo real.

• Puede configurar sus horarios disponibles (si tiene permiso).