¿Cómo importar la lista de asistentes a mi evento?

Antes de configurar las acreditaciones y los puntos de acceso, es fundamental importar la base de datos de asistentes en el panel de gestión. Este paso garantiza que todos los datos estén correctamente organizados y listos para su uso en la acreditación y el control de acceso al evento.

¿Cómo importar la base de datos de asistentes?

1. Accede al panel de gestión

• Dirígete a la sección "Asistentes".

• Selecciona la opción "Exportar/Importar".

2. Descarga la plantilla Excel

• Dentro de la sección de importación, encontrarás una plantilla en formato Excel.

• Descárgala y complétala con la información de los asistentes.

3. Completa la plantilla con los datos de los asistentes

• Es imprescindible que cada asistente tenga un correo electrónico único, ya que este actúa como identificador personal y permite el envío de datos por email.

• Incluye en la plantilla toda la información relevante que vaya a aparecer en la acreditación, como:

  • Nombre

  • Apellidos

  • Puesto

  • Organización

  • Categorías

  • Otros datos personalizados que se requieran para el evento.

4. Sube la plantilla al panel

• Una vez completada la plantilla, cárgala en el panel en la misma sección donde la descargaste.

• El sistema procesará los datos y añadirá a los asistentes a la base de datos del evento.

Modificación y actualización de asistentes

Una vez importados los datos, puedes realizar cambios y agregar nuevos asistentes de dos maneras:

• Manual: desde el panel de gestión, en el apartado de Asistentes.

• Nueva importación: subiendo una nueva plantilla Excel con los cambios o asistentes adicionales.

⚠️ Consideraciones importantes

Correos electrónicos únicos: no se pueden repetir los correos electrónicos dentro de la base de datos, ya que cada asistente debe contar con su propio identificador.

Códigos QR y acreditaciones: si decides eliminar los asistentes previamente creados y subir una nueva lista, se generarán nuevos códigos QR para los nuevos registros. Los códigos QR anteriores quedarán invalidados.

Evita problemas en el acceso: si el servicio de acreditaciones ya está activado y los códigos QR han sido distribuidos, asegúrate de informar a los asistentes si hay una actualización para que utilicen sus nuevos códigos.

Este proceso garantiza que la base de datos de asistentes esté correctamente estructurada y que el sistema de acreditaciones y Check-in funcione sin inconvenientes el día del evento.