¿Cómo importar la lista de asistentes a mi evento?
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Antes de configurar las acreditaciones y los puntos de acceso, es fundamental importar la base de datos de asistentes en el panel de gestión. Este paso garantiza que todos los datos estén correctamente organizados y listos para su uso en la acreditación y el control de acceso al evento.
Dirígete a la sección "Asistentes".
Selecciona la opción "Exportar/Importar".
Dentro de la sección de importación, encontrarás una plantilla en formato Excel.
Descárgala y complétala con la información de los asistentes.
Es imprescindible que cada asistente tenga un correo electrónico único, ya que este actúa como identificador personal y permite el envío de datos por email.
Incluye en la plantilla toda la información relevante que vaya a aparecer en la acreditación, como:
Nombre
Apellidos
Puesto
Organización
Categorías
Otros datos personalizados que se requieran para el evento.
Una vez completada la plantilla, cárgala en el panel en la misma sección donde la descargaste.
El sistema procesará los datos y añadirá a los asistentes a la base de datos del evento.
Una vez importados los datos, puedes realizar cambios y agregar nuevos asistentes de dos maneras:
Manual: desde el panel de gestión, en el apartado de Asistentes.
Nueva importación: subiendo una nueva plantilla Excel con los cambios o asistentes adicionales.
Correos electrónicos únicos: no se pueden repetir los correos electrónicos dentro de la base de datos, ya que cada asistente debe contar con su propio identificador.
Códigos QR y acreditaciones: si decides eliminar los asistentes previamente creados y subir una nueva lista, se generarán nuevos códigos QR para los nuevos registros. Los códigos QR anteriores quedarán invalidados.
Evita problemas en el acceso: si el servicio de acreditaciones ya está activado y los códigos QR han sido distribuidos, asegúrate de informar a los asistentes si hay una actualización para que utilicen sus nuevos códigos.
Este proceso garantiza que la base de datos de asistentes esté correctamente estructurada y que el sistema de acreditaciones y Check-in funcione sin inconvenientes el día del evento.