Configuración y gestión de formularios

Este documento define el proceso para contratar y configurar formularios de registro en Eventool, tanto sin pago como con pago, incluyendo: requisitos previos, responsabilidades, flujo de trabajo, configuración técnica, métodos de pago compatibles, controles desde el panel y checklists para recopilar datos del cliente. Está pensado para compartirse con el cliente y para uso interno.

1) Objetivo y alcance

Establecer un procedimiento claro para poner en marcha formularios de registro de asistentes con o sin cobro, abarcando dominios, correo saliente, textos legales, comunicaciones, analítica, acompañantes, inscripciones a sesiones, cupones y, si procede, la integración con pasarelas de pago.

2) Roles y responsabilidades

Cliente

• Facilita requisitos (idiomas, campos, políticas legales, métodos de pago) y valida pruebas.

• Configura su dominio propio (si se desea URL personalizada) apuntando a la IP indicada y avisa para finalizar.

• Decide si usaremos su servidor SMTP (y entrega accesos) o el envío estándar de Eventool.

• Si hay transferencias, verifica ingresos y activa asistentes en el panel; en TPV/PayPal/Stripe coordina el paso a real con su banco/plataforma y comparte claves finales.

Eventool

• Asesora, configura el formulario, lógicas y plantillas de email, e integra/prueba pasarelas en entorno de pruebas.

• Apoya el control operativo desde el panel (estados, categorías/tags, seguimiento).

3) Flujo del proyecto (visión general)

1

Kick-off y brief de requisitos

Idiomas, campos, legales, dominio, correo, servicios añadidos.

2

Alcance y propuesta económica (si aplica) y aceptación

3

Recopilación de datos

Ver checklists

4

Configuración técnica

Formulario, lógicas, acompañantes, inscripciones a sesiones, categorías/tags, emails y copias al cliente.

5

Integración de pago (si aplica)

Transferencia / TPV (Redsys/CECA) / PayPal / Stripe. Pruebas en sandbox.

6

QA funcional y legal

Cookies/privacidad; en TPV, políticas visibles.

7

Paso a producción y lanzamiento

Validación de entidad bancaria si es TPV.

8

Operación

Seguimiento de inscritos, estados y cobros desde el panel.

4) Requisitos generales del formulario (con o sin pago)

• Idiomas del registro (español, inglés, francés, alemán, italiano, portugués, catalán, euskera).

• Campos y tipo (texto, selector, condicional) y lógicas por rol/categoría.

• Política de cookies y privacidad visibles; en TPV, también política de devoluciones.

• Dominio propio (opcional): URL deseada; apuntar DNS a IP 81.46.246.122; Eventool no contrata dominios.

• Servidor de correo (opcional): SMTP, puerto, usuario y password; considerar límites y spam del proveedor.

• Emails de confirmación y notificaciones (copias al cliente).

• Servicios añadidos (evento virtual / app / acreditación) y permisos por defecto (networking, visibilidad de datos, reuniones).

• Acompañantes o compra múltiple: definir nº y datos por acompañante; si no hay email de acompañante, definir dónde se envían todas las confirmaciones.

• Inscripción a sesiones (control de plazas).

• URL personalizada de la página de registro (si aplica).

• Registros en dos pasos: los datos se guardan con cookies para retomar; si el usuario borra cookies y usa el mismo email, no podrá continuar; puede configurarse borrado automático de pre-registros.

• Categorías/Tags para segmentación posterior (envíos, acreditaciones, app/evento virtual).

• Añadir archivo .ics a confirmación (si el cliente lo facilita).

• Analítica: seguimiento general con Google Analytics; se puede incluir código/script adicional que facilite el cliente.

5) Procedimiento sin pago

• Configurar campos, lógicas, acompañantes (si aplica) e inscripción a sesiones.

• Definir permisos por defecto en función de los servicios contratados.

• Establecer emails de confirmación y notificaciones a cliente.

• QA de cookies/privacidad y publicación de la URL.

6) Procedimiento con pago (general)

• Confirmar todos los requisitos generales del apartado 4.

• Acompañantes y sesiones de pago deben sumar al importe final.

• Emitimos recibo (no factura). Se pueden recoger datos fiscales en el formulario para facilitar la posterior emisión de factura por el cliente.

• Configurar cupones de descuento (clave, nombre, nº máximo de usos, caducidad y %).

• Integrar el método de pago elegido y probar en entorno de pruebas; pasar a producción tras validación.

• Seguimiento operativo desde Eventool > Asistentes (estado de inscripción, categorías y, si procede, movimiento bancario).

6.1 Transferencia bancaria

Datos necesarios: beneficiario, banco/oficina, IBAN (UE) y BIC/SWIFT (fuera de UE). Válido para clientes nacionales e internacionales.

Funcionamiento operativo

1. El asistente completa el registro y realiza la transferencia.

2. El cliente verifica la recepción del importe en su banco.

3. En el panel aparece "pendiente de confirmación"; al confirmar el pago, cambiar estado a 'Activo'.

4. Enviar email de confirmación al asistente.

Plantillas y control en el panel

1. Preparar plantilla de email de pre‑registro y de confirmación de pago.

2. Configurar notificación por email (ej. [definir email]) para nuevos pagos por transferencia.

3. En Eventool > Asistentes: localizar al asistente (categoría "Transferencia bancaria"), asignar "inscripción completada", cambiar Estado a "Activo", cambiar en "Inscripciones a sesiones" a estado "completo" y enviar la plantilla de pago realizado.

4. El listado mostrará categorías aplicadas y el check de Estado de inscripción.

Detalle de control

1. Cuando un asistente elige Pago por transferencia bancaria, vais a recibir una notificación en el email XXX para poder hacer seguimiento.

2. Lo siguiente es acudir al panel de Eventool > Asistentes, para localizar al asistente en cuestión. Tendrá asignada la categoría de "Transferencia bancaria":

1. Una vez localizado y hecho el seguimiento del pago realizado, hay que entrar en su ficha > categorías, y asignarle la categoría de "Inscripción completada":

1. Después, en la pestaña de Información interna, hay que cambiar el estado a Activo:

1. En la pestaña Inscripción a sesiones, pasamos el selector a Completo

1. Por último, queda enviar al asistente la plantilla de email EMAIL_PAGO_TRANSFERENCIA_REALIZADO, para enviarle la confirmación del pago y su acreditación:

Cuando esté realizado todo el proceso, el asistente aparece en la lista con ambas categorías y el check de Estado de inscripción:

6.2 Tarjeta (TPV: Redsys / CECA) → mercado español

Previos

• Disponer de TPV virtual activo con la entidad bancaria.

• Tener creada la landing de registro y conocer la URL definitiva.

Datos necesarios del cliente

• Nombre del banco, usuario, tipo de usuario, comercio, fecha de alta.

• URL del TPV, claves de consola, usuario, password y caducidad.

• Política de privacidad y de devoluciones visibles; otras políticas que exija la entidad.

Fases

1. Pruebas: integración en entorno de pruebas con tarjeta ficticia.

2. Paso a real: la entidad revisa la integración y entrega claves/firma de producción (gestiona el cliente con su banco).

3. Operación: seguimiento en Eventool > Asistentes (inscripción completada / check) y, en ficha, movimiento bancario.

6.3 PayPal

• Datos necesarios: usuario y clave de la cuenta PayPal.

• Válido para clientes nacionales e internacionales.

• Seguimiento de inscritos como en TPV desde Eventool > Asistentes.

6.4 Stripe

• El cliente invita a Eventool a su cuenta de Stripe.

• Válido para clientes nacionales e internacionales.

• Seguimiento de inscritos como en TPV desde Eventool > Asistentes.

7) Entregables y control de calidad (QC)

• Formulario funcional con textos legales y cookies configuradas (esenciales + opcionales si se aceptan).

• Emails de confirmación y, si aplica, copias al cliente.

• Integración de pago probada en sandbox y pasada a real (cuando proceda) con evidencias de prueba.

• Panel operativo para seguimiento: categorías/tags, estado de inscripción y, en TPV, movimiento bancario.

8) Checklists de recopilación de datos (para el cliente)

A) General (aplica con o sin pago)

• Idiomas del formulario (español, inglés, francés, alemán, italiano, portugués, catalán, euskera).

• Campos requeridos y reglas de visibilidad.

• Política de privacidad y de cookies (GA opcional).

• Dominio propio: URL deseada; DNS a 81.46.246.122; Eventool no contrata dominios.

• Servidor SMTP del cliente (opcional): servidor, puerto, usuario, password; o envío de Eventool.

• Servicios añadidos (evento virtual / app / acreditación) y si las credenciales se envían en la confirmación o después desde el panel.

• Permisos por defecto: networking, visibilidad de datos, reuniones.

• Acompañantes: nº máx. y campos por acompañante; si no hay email de acompañante, indicar email de comprador para todas las confirmaciones.

• Inscripciones a sesiones y plazas.

• ¿Copias de cada registro? Dirección(es) de notificación.

• ¿Registro en dos pasos? Guardado con cookies; ¿borrado automático de pre‑registros tras X días?

• Categorías/Tags a aplicar desde el registro.

• Archivo .ics para incluir en la confirmación (si lo facilita el cliente).

• Analítica: ¿incluir su código/script además del seguimiento general?

B) Específico sin pago

• ¿La confirmación incluye credenciales (app/virtual/acreditación) o se envían después desde el panel?

• Inscripciones a sesiones y control de plazas.

C) Específico con pago (general)

• Método(s) de pago: Transferencia / TPV (Redsys/CECA) / PayPal / Stripe.

• Acompañantes y sesiones de pago suman al total.

• Recibo (no factura). ¿Recoger datos fiscales para facilitar emisión de factura?

• Cupones (por cada cupón: clave, nombre, nº máx. de usos, caducidad, %).

C.1) Transferencia bancaria

• Beneficiario, banco/oficina, IBAN (UE), BIC/SWIFT (fuera de UE).

• Email para notificaciones de 'Pago por transferencia'.

• Confirmación de que se activará el asistente y se enviará la confirmación tras verificar el ingreso.

C.2) TPV (Redsys/CECA)

• TPV virtual activo con el banco y landing/URL de registro lista.

• Datos TPV: banco, usuario, tipo, comercio, fecha de alta, URL TPV, claves consola, usuario, password, caducidad.

• Política de privacidad y devoluciones visibles; otras políticas que exija la entidad.

• Tras pruebas OK: confirmación del banco y claves de firma/producción (gestiona el cliente con su entidad).

C.3) PayPal

• Usuario y clave de PayPal (reales).

C.4) Stripe

• Invitación a la cuenta de Stripe para Eventool.

9) Anexos

Anexo A. Cookies

Esenciales (siempre activas para el funcionamiento):

Cookie	Dominio	Descripción	Duración	Tipo
JSESSIONID	.eventool.com	Identifica la sesión del usuario en el servidor. Mantiene el estado de la sesión entre peticiones.	Sesión del navegador	Técnica
login	.eventool.com	Indica que el usuario ha iniciado sesión y mantiene la autenticación.	30 días	Técnica
asistenteGuardadoRegistro	.eventool.com	Guarda datos temporales del registro del asistente (formulario incompleto o parcial).	10 días	Técnica

Opcionales (Google Analytics) — se usan solo si el usuario acepta la política de cookies:

Cookie	Dominio	Descripción	Duración	Tipo
_ga	.eventool.com	Distingue usuarios con un identificador único (client ID).	2 años	Analítica
_gid	.eventool.com	Distingue usuarios temporalmente para análisis estadísticos.	24 horas	Analítica
_gat	.eventool.com	Limita la tasa de solicitudes a Analytics.	1 minuto	Analítica
__utma, __utmb, __utmc, __utmz	.eventool.com	Cookies antiguas de Analytics: visitas, duración y fuentes de tráfico (si aún se usan).	Variable (hasta 2 años)	Analítica

Anexo B. Dominio propio

• Indicar la URL que se desea configurar.

• Apuntar el dominio a la IP 81.46.246.122 (servidor de publicación).

• Avisar a Eventool para finalizar la configuración.

• Aplica a clientes nacionales e internacionales.

• Eventool no contrata dominios.

• Ejemplos de registradores: godaddy.com, namecheap.com, domains.google, ionos.es, dondominio.com.

• Coste y condiciones dependen de la extensión, demanda del nombre y servicios adicionales (p. ej., email).

Anexo C. Servidor de correo del cliente (opcional)

• Datos necesarios: servidor SMTP, puerto SMTP, usuario SMTP y password SMTP.

• Conexión: el servidor del cliente se conecta con Eventool para que los emails salgan desde su cuenta.

• Consideraciones: límites de envío y posible clasificación como spam según proveedor.

• Aplica a clientes nacionales e internacionales.

Anexo D. Plantillas de email (sugeridas)

• Confirmación de pre‑registro (sin pago / transferencia bancaria).

• Confirmación de pago realizado (transferencia/TPV/PayPal/Stripe).

• Recordatorio de registro no completado (si procede, en flujos de dos pasos).

• EMAIL_PAGO_TRANSFERENCIA_REALIZADO (ejemplo de nomenclatura para TPV/transferencia).

Anexo E. Analítica (código/script)

Necesario el código o script de analítica (Google Analytics u otros). Eventool incluye seguimiento general; este apartado es opcional si el cliente desea ver datos en su herramienta.