> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.eventool.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.eventool.com/registro/configuracion-y-gestion-de-formularios.md).

# Configuración y gestión de formularios

{% hint style="info" %}
Este documento define el proceso para contratar y configurar formularios de registro en Eventool, tanto sin pago como con pago, incluyendo: requisitos previos, responsabilidades, flujo de trabajo, configuración técnica, métodos de pago compatibles, controles desde el panel y checklists para recopilar datos del cliente. Está pensado para compartirse con el cliente y para uso interno.
{% endhint %}

## 1) Objetivo y alcance

Establecer un procedimiento claro para poner en marcha formularios de registro de asistentes con o sin cobro, abarcando dominios, correo saliente, textos legales, comunicaciones, analítica, acompañantes, inscripciones a sesiones, cupones y, si procede, la integración con pasarelas de pago.

## 2) Roles y responsabilidades

### Cliente

* Facilita requisitos (idiomas, campos, políticas legales, métodos de pago) y valida pruebas. 
* Configura su dominio propio (si se desea URL personalizada) apuntando a la IP indicada y avisa para finalizar. 
* Decide si usaremos su servidor SMTP (y entrega accesos) o el envío estándar de Eventool. 
* Si hay transferencias, verifica ingresos y activa asistentes en el panel; en TPV/PayPal/Stripe coordina el paso a real con su banco/plataforma y comparte claves finales. 

### Eventool

* Asesora, configura el formulario, lógicas y plantillas de email, e integra/prueba pasarelas en entorno de pruebas. 
* Apoya el control operativo desde el panel (estados, categorías/tags, seguimiento).

## 3) Flujo del proyecto (visión general)

{% stepper %}
{% step %}
**Kick-off y brief de requisitos** 

Idiomas, campos, legales, dominio, correo, servicios añadidos.
{% endstep %}

{% step %}
**Alcance y propuesta económica** (si aplica) **y aceptación**

{% endstep %}

{% step %}
**Recopilación de datos** 

[Ver checklists](#datos-necesarios-del-cliente)
{% endstep %}

{% step %}
**Configuración técnica**

Formulario, lógicas, acompañantes, inscripciones a sesiones, categorías/tags, emails y copias al cliente.
{% endstep %}

{% step %}
**Integración de pago** (si aplica)

Transferencia / TPV (Redsys/CECA) / PayPal / Stripe. Pruebas en sandbox. 
{% endstep %}

{% step %}
**QA funcional y legal**

Cookies/privacidad; en TPV, políticas visibles. 
{% endstep %}

{% step %}
**Paso a producción y lanzamiento**

Validación de entidad bancaria si es TPV.
{% endstep %}

{% step %}
**Operación**

Seguimiento de inscritos, estados y cobros desde el panel. 
{% endstep %}
{% endstepper %}

## 4) Requisitos generales del formulario (con o sin pago)

* **Idiomas del registro** (español, inglés, francés, alemán, italiano, portugués, catalán, euskera). 
* **Campos** y tipo (texto, selector, condicional) y lógicas por rol/categoría. 
* **Política de cookies y privacidad** visibles; en TPV, también política de devoluciones. 
* **Dominio propio** (opcional): URL deseada; apuntar DNS a <mark style="background-color:$primary;">**IP 81.46.246.122**</mark>; <mark style="background-color:$info;">Eventool no contrata dominios</mark>.&#x20;
* [**Servidor de correo**](/miscelanea/configurar-el-servidor-de-correo-smtp-en-eventool.md) (opcional): SMTP, puerto, usuario y password; considerar límites y spam del proveedor.&#x20;
* **Emails de confirmación** y notificaciones (copias al cliente).&#x20;
* **Servicios añadidos** (evento virtual / app / acreditación) y permisos por defecto (networking, visibilidad de datos, reuniones).&#x20;
* **Acompañantes** o compra múltiple: definir nº y datos por acompañante; si no hay email de acompañante, definir dónde se envían todas las confirmaciones.&#x20;
* **Inscripción a sesiones** (control de plazas).&#x20;
* **URL personalizada** de la página de registro (si aplica).&#x20;
* **Registros en dos pasos**: los datos se guardan con cookies para retomar; si el usuario borra cookies y usa el mismo email, no podrá continuar; puede configurarse borrado automático de pre-registros.&#x20;
* **Categorías/Tags** para segmentación posterior (envíos, acreditaciones, app/evento virtual).&#x20;
* **Añadir archivo .ics** a confirmación (si el cliente lo facilita).&#x20;
* **Analítica**: seguimiento general con Google Analytics; se puede incluir código/script adicional que facilite el cliente.&#x20;

## 5) Procedimiento sin pago

* Configurar **campos**, lógicas, acompañantes (si aplica) e inscripción a sesiones.&#x20;
* **Definir permisos** por defecto en función de los servicios contratados.&#x20;
* Establecer **emails de confirmación** y notificaciones a cliente.&#x20;
* QA de **cookies/privacidad** y publicación de la URL.&#x20;

## 6) Procedimiento con pago (general)

* **Confirmar** todos los requisitos generales del [apartado 4](#id-4-requisitos-generales-del-formulario-con-o-sin-pago).&#x20;
* **Acompañantes** y sesiones de pago deben sumar al importe final.&#x20;
* Emitimos **recibo** (no factura). Se pueden recoger datos fiscales en el formulario para facilitar la posterior emisión de factura por el cliente.&#x20;
* Configurar **cupones de descuento** (clave, nombre, nº máximo de usos, caducidad y %).&#x20;
* **Integrar el método de pago** elegido y probar en entorno de pruebas; pasar a producción tras validación.&#x20;
* **Seguimiento** operativo desde Eventool > Asistentes (estado de inscripción, categorías y, si procede, movimiento bancario).&#x20;

### 6.1 Transferencia bancaria

Datos necesarios: beneficiario, banco/oficina, IBAN (UE) y BIC/SWIFT (fuera de UE). Válido para clientes nacionales e internacionales.&#x20;

#### **Funcionamiento operativo**&#x20;

1. El asistente completa el registro y realiza la transferencia.&#x20;
2. El cliente verifica la recepción del importe en su banco.&#x20;
3. En el panel aparece "pendiente de confirmación"; al confirmar el pago, cambiar estado a 'Activo'.&#x20;
4. Enviar email de confirmación al asistente.&#x20;

#### **Plantillas y control en el panel**&#x20;

1. Preparar plantilla de email de pre‑registro y de confirmación de pago.&#x20;
2. Configurar notificación por email (ej. \[definir email]) para nuevos pagos por transferencia.&#x20;
3. En Eventool > Asistentes: localizar al asistente (categoría "Transferencia bancaria"), asignar "inscripción completada", cambiar Estado a "Activo", cambiar en "Inscripciones a sesiones" a estado "completo" y enviar la plantilla de pago realizado.&#x20;
4. El listado mostrará categorías aplicadas y el check de Estado de inscripción.&#x20;

#### **Detalle de control**&#x20;

1. Cuando un asistente elige **Pago por transferencia bancaria**, vais a recibir una **notificación en el email XXX** para poder hacer seguimiento.&#x20;
2. Lo siguiente es acudir al **panel de Eventool** > **Asistentes**, para localizar al asistente en cuestión. Tendrá asignada la **categoría de "Transferencia bancaria"**:&#x20;

<figure><img src="https://306375687-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZaVBdCFgMJUqZqClTsRC%2Fuploads%2FvKb1TupuFdyV890PKeg3%2Ftb1.png?alt=media&amp;token=c451082b-c315-4471-8a87-75ad2f0c782b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

3. Una vez localizado y **hecho el seguimiento del pago realizado**, hay que entrar en su **ficha > categorías**, y asignarle la categoría de **"Inscripción completada"**:&#x20;

<figure><img src="https://306375687-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZaVBdCFgMJUqZqClTsRC%2Fuploads%2F0lNLu7F5QqamXB0e0kGE%2Ftb2.png?alt=media&amp;token=01317187-3af4-485e-95f4-383a44bbee4f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="https://306375687-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZaVBdCFgMJUqZqClTsRC%2Fuploads%2Fv1BXr1uIiSM3ehdP1d4S%2Ftb3.png?alt=media&amp;token=30afb79c-3c05-4704-84d2-34129b433558" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

4. Después, en la **pestaña de Información interna**, hay que **cambiar el estado a Activo**:&#x20;

<figure><img src="https://306375687-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZaVBdCFgMJUqZqClTsRC%2Fuploads%2Fepw89Hdpye82mMTWtZkK%2Ftb4.png?alt=media&amp;token=6b5c65e9-ade1-4427-879b-a5ac1820f956" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

5. En la pestaña Inscripción a sesiones, pasamos el selector a Completo

<figure><img src="https://306375687-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZaVBdCFgMJUqZqClTsRC%2Fuploads%2F0MqcaWYckBmBucz9m6PT%2Ftb5.png?alt=media&amp;token=d6c807a2-e3f9-4df9-976b-1e78213fee92" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

6. Por último, queda **enviar al asistente la plantilla de email&#x20;**<mark style="background-color:$primary;">**EMAIL\_PAGO\_TRANSFERENCIA\_REALIZADO**</mark>, para enviarle la confirmación del pago y su acreditación:&#x20;

<figure><img src="https://306375687-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZaVBdCFgMJUqZqClTsRC%2Fuploads%2F5iCwlfynGHBJ1BAiLLDM%2Ftb6.png?alt=media&amp;token=88dfb7b6-b92a-4445-b6ef-a41c96b7d2f3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<mark style="background-color:$warning;">**Cuando esté realizado todo el proceso**</mark>, el asistente aparece en la lista con **ambas categorías** y el **check de Estado de inscripción**:&#x20;

<figure><img src="https://306375687-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZaVBdCFgMJUqZqClTsRC%2Fuploads%2Fs1XnckEbuZ67qZgeOJKF%2Ftb7.png?alt=media&amp;token=38b80bf5-4974-4ed4-a84c-9e6a59ecb7dc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### 6.2 Tarjeta (TPV: Redsys / CECA) → mercado español&#x20;

#### **Previos**&#x20;

* Disponer de **TPV virtual activo** con la entidad bancaria.&#x20;
* Tener creada la **landing de registro** y conocer la URL definitiva.&#x20;

#### **Datos necesarios del cliente**&#x20;

* [x] Nombre del banco, usuario, tipo de usuario, comercio, fecha de alta.&#x20;
* [x] URL del TPV, claves de consola, usuario, password y caducidad.&#x20;
* [x] Política de privacidad y de devoluciones visibles; otras políticas que exija la entidad.&#x20;

#### **Fases**&#x20;

1. **Pruebas:** integración en entorno de pruebas con tarjeta ficticia.&#x20;
2. **Paso a real:** la entidad revisa la integración y entrega claves/firma de producción (gestiona el cliente con su banco).&#x20;
3. **Operación:** seguimiento en Eventool > Asistentes (inscripción completada / check) y, en ficha, movimiento bancario.&#x20;

<figure><img src="https://306375687-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZaVBdCFgMJUqZqClTsRC%2Fuploads%2FqDissKC9kOunZmPhRUNi%2Ftc1.png?alt=media&amp;token=da6461ce-6f65-463a-910c-3fc1af05c4aa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="https://306375687-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZaVBdCFgMJUqZqClTsRC%2Fuploads%2FEV0UIeQ3H6G7ewiSkAF5%2Ftc2.png?alt=media&amp;token=9b108e29-ada1-44c1-b7e3-ff4d85083d40" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### 6.3 PayPal&#x20;

* Datos necesarios: usuario y clave de la cuenta PayPal.&#x20;
* Válido para clientes nacionales e internacionales.&#x20;
* Seguimiento de inscritos como en TPV desde Eventool > Asistentes.&#x20;

### 6.4 Stripe&#x20;

* El cliente invita a Eventool a su cuenta de Stripe.&#x20;
* Válido para clientes nacionales e internacionales.&#x20;
* Seguimiento de inscritos como en TPV desde Eventool > Asistentes.&#x20;

## 7) Entregables y control de calidad (QC)&#x20;

* Formulario funcional con textos legales y cookies configuradas (esenciales + opcionales si se aceptan).&#x20;
* Emails de confirmación y, si aplica, copias al cliente.&#x20;
* Integración de pago probada en sandbox y pasada a real (cuando proceda) con evidencias de prueba.&#x20;
* Panel operativo para seguimiento: categorías/tags, estado de inscripción y, en TPV, movimiento bancario.&#x20;

## 8) Checklists de recopilación de datos (para el cliente)&#x20;

### A) General (aplica con o sin pago)&#x20;

* [x] **Idiomas** del formulario (español, inglés, francés, alemán, italiano, portugués, catalán, euskera).
* [x] **Campos** requeridos y reglas de visibilidad.
* [x] **Política de privacidad y de cookies** (GA opcional).
* [x] **Dominio propio**: URL deseada; DNS a 81.46.246.122; Eventool no contrata dominios.
* [x] [**Servidor**](/miscelanea/configurar-el-servidor-de-correo-smtp-en-eventool.md) SMTP del cliente (opcional): servidor, puerto, usuario, password; o envío de Eventool.
* [x] **Servicios añadidos** (evento virtual / app / acreditación) y si las credenciales se envían en la confirmación o después desde el panel.
* [x] **Permisos** por defecto: networking, visibilidad de datos, reuniones.
* [x] **Acompañantes**: nº máx. y campos por acompañante; si no hay email de acompañante, indicar email de comprador para todas las confirmaciones.
* [x] **Inscripciones a sesiones** y plazas.
* [x] ¿**Copias** de cada registro? Dirección(es) de notificación.
* [x] ¿Registro en **dos paso**s? Guardado con cookies; ¿borrado automático de pre‑registros tras X días?
* [x] **Categorías/Tags** a aplicar desde el registro.
* [x] **Archivo .ics** para incluir en la confirmación (si lo facilita el cliente).
* [x] **Analítica**: ¿incluir su código/script además del seguimiento general?

### B) Específico sin pago&#x20;

* [x] ¿La confirmación incluye **credenciales** (app/virtual/acreditación) o se envían después desde el panel?&#x20;
* [x] **Inscripciones a sesiones** y control de plazas.&#x20;

### C) Específico con pago (general)&#x20;

* [x] **Método(s) de pago**: Transferencia / TPV (Redsys/CECA) / PayPal / Stripe.&#x20;
* [x] **Acompañantes** y sesiones de pago suman al total.&#x20;
* [x] **Recibo** (no factura). ¿Recoger datos fiscales para facilitar emisión de factura?&#x20;
* [x] **Cupones** (por cada cupón: clave, nombre, nº máx. de usos, caducidad, %).&#x20;

#### **C.1) Transferencia bancaria**&#x20;

* [x] Beneficiario, banco/oficina, IBAN (UE), BIC/SWIFT (fuera de UE).&#x20;
* [x] Email para notificaciones de 'Pago por transferencia'.&#x20;
* [x] Confirmación de que se activará el asistente y se enviará la confirmación tras verificar el ingreso.&#x20;

#### **C.2) TPV (Redsys/CECA)**&#x20;

* [x] TPV virtual activo con el banco y landing/URL de registro lista.&#x20;
* [x] Datos TPV: banco, usuario, tipo, comercio, fecha de alta, URL TPV, claves consola, usuario, password, caducidad.&#x20;
* [x] Política de privacidad y devoluciones visibles; otras políticas que exija la entidad.
* [x] Tras pruebas OK: confirmación del banco y claves de firma/producción (gestiona el cliente con su entidad).&#x20;

#### **C.3) PayPal**&#x20;

* [x] Usuario y clave de PayPal (reales).&#x20;

#### **C.4) Stripe**&#x20;

* [x] Invitación a la cuenta de Stripe para Eventool.&#x20;

## 9) Anexos&#x20;

### Anexo A. Cookies&#x20;

#### **Esenciales** (siempre activas para el funcionamiento):

| Cookie                    | Dominio       | Descripción                                                                                        | Duración             | Tipo    |
| ------------------------- | ------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------- | ------- |
| JSESSIONID                | .eventool.com | Identifica la sesión del usuario en el servidor. Mantiene el estado de la sesión entre peticiones. | Sesión del navegador | Técnica |
| login                     | .eventool.com | Indica que el usuario ha iniciado sesión y mantiene la autenticación.                              | 30 días              | Técnica |
| asistenteGuardadoRegistro | .eventool.com | Guarda datos temporales del registro del asistente (formulario incompleto o parcial).              | 10 días              | Técnica |

#### **Opcionales** (Google Analytics) — se usan solo si el usuario acepta la política de cookies:

| Cookie                                 | Dominio       | Descripción                                                                             | Duración                | Tipo      |
| -------------------------------------- | ------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------- | --------- |
| \_ga                                   | .eventool.com | Distingue usuarios con un identificador único (client ID).                              | 2 años                  | Analítica |
| \_gid                                  | .eventool.com | Distingue usuarios temporalmente para análisis estadísticos.                            | 24 horas                | Analítica |
| \_gat                                  | .eventool.com | Limita la tasa de solicitudes a Analytics.                                              | 1 minuto                | Analítica |
| \_\_utma, \_\_utmb, \_\_utmc, \_\_utmz | .eventool.com | Cookies antiguas de Analytics: visitas, duración y fuentes de tráfico (si aún se usan). | Variable (hasta 2 años) | Analítica |

### Anexo B. Dominio propio&#x20;

* Indicar la URL que se desea configurar.&#x20;
* Apuntar el dominio a la IP 81.46.246.122 (servidor de publicación).&#x20;
* Avisar a Eventool para finalizar la configuración.&#x20;
* Aplica a clientes nacionales e internacionales.&#x20;
* Eventool no contrata dominios.&#x20;
* Ejemplos de registradores: godaddy.com, namecheap.com, domains.google, ionos.es, dondominio.com.&#x20;
* Coste y condiciones dependen de la extensión, demanda del nombre y servicios adicionales (p. ej., email).&#x20;

### Anexo C. Servidor de correo del cliente (opcional)&#x20;

* Datos necesarios: servidor SMTP, puerto SMTP, usuario SMTP y password SMTP.&#x20;
* Conexión: el servidor del cliente se conecta con Eventool para que los emails salgan desde su cuenta.&#x20;
* Consideraciones: límites de envío y posible clasificación como spam según proveedor.&#x20;
* Aplica a clientes nacionales e internacionales.&#x20;

### Anexo D. Plantillas de email (sugeridas)&#x20;

* Confirmación de pre‑registro (sin pago / transferencia bancaria).&#x20;
* Confirmación de pago realizado (transferencia/TPV/PayPal/Stripe).&#x20;
* Recordatorio de registro no completado (si procede, en flujos de dos pasos).&#x20;
* EMAIL\_PAGO\_TRANSFERENCIA\_REALIZADO (ejemplo de nomenclatura para TPV/transferencia).&#x20;

### Anexo E. Analítica (código/script)&#x20;

Necesario el código o script de analítica (Google Analytics u otros). Eventool incluye seguimiento general; este apartado es opcional si el cliente desea ver datos en su herramienta.&#x20;

&#x20;