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# Asignación automática de salas o mesas para reuniones

¿Tu evento incluye espacios físicos específicos para las reuniones? Con Eventool puedes hacer que, al confirmarse una cita entre asistentes, se asigne automáticamente una **sala o mesa libre** en función de la disponibilidad.

Esta opción facilita la gestión de recursos y asegura que cada cita tenga un lugar asignado… ¡sin esfuerzo manual!

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### ¿Cómo funciona la asignación automática?

Cuando se configura una **categoría de área** para las reuniones desde el panel de gestión, el sistema se encarga de:

* Buscar un espacio libre (sala, mesa, etc.) que pertenezca a esa categoría.
* Asignarlo automáticamente al confirmar la cita.
* Evitar solapamientos: si no hay espacios disponibles, la reunión se confirma igualmente, pero **sin espacio asignado**.

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### Pasos para activar esta funcionalidad

#### 1. Crear una categoría para las áreas de reunión

Ve a **Áreas > Categorías de áreas** y crea una nueva categoría específica, por ejemplo:\
🔹 *“Salas reunión”*.

<div align="left"><figure><img src="https://306375687-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZaVBdCFgMJUqZqClTsRC%2Fuploads%2Fc6tPRh8gj1nYcLfOfQNC%2Freuniones%2019-areas.png?alt=media&amp;token=65badb6a-7a1b-42d1-874a-f067dc3e2c70" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

#### 2. Crear las áreas (mesas o salas)

<div align="left"><figure><img src="https://306375687-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZaVBdCFgMJUqZqClTsRC%2Fuploads%2FSLpt8gBabU4PyRVwWYPu%2Freuniones%2020-areas.png?alt=media&amp;token=6d53af01-c5bb-434d-ba2a-2bfba5a31356" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Desde **Áreas > Nueva área** añade cada uno de los espacios físicos disponibles:

* Especifica un nombre (Sala 1, Mesa A…).
* Añade traducciones si es necesario.
* Asigna la categoría que acabas de crear (*Salas reunión*).
* Indica su capacidad (opcional).
* Puedes añadir una imagen o plano para facilitar la localización.

{% hint style="info" %}
💡 Asegúrate de crear el mismo número de áreas que el de reuniones simultáneas que esperas tener en cada franja horaria.
{% endhint %}

#### 3. Vincular la categoría a las reuniones

<div align="left"><figure><img src="https://306375687-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZaVBdCFgMJUqZqClTsRC%2Fuploads%2FCUX9Xklh4L5j3TOENgDe%2Freuniones%2021-areas.png?alt=media&amp;token=ef19ae77-58c3-42c9-8bf7-4bebfdbc7676" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Ahora toca activar el vínculo desde el panel:

* Accede a **Configuración > Opciones incluidas**.
* En el apartado **Reuniones**, selecciona la categoría creada en el campo **“Categoría área para configuración de reuniones”**.
* ¡Listo!

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### ¿Qué sucede cuando se confirma una reunión?

Cada vez que se acepta una cita entre dos asistentes:

✅ El sistema revisa qué espacios están libres para esa franja horaria.\
✅ Asigna automáticamente uno de esos espacios.\
✅ El nombre de la sala aparece en la agenda de ambos participantes (como puedes ver en la app).\
❌ Si no hay disponibilidad, la reunión **se confirma igualmente**, pero **sin sala asignada**.

<div align="left"><figure><img src="https://306375687-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZaVBdCFgMJUqZqClTsRC%2Fuploads%2FSRNh8bOf0VuoaPFFzGlb%2Freuniones%2022-areas.png?alt=media&amp;token=c15afb2f-623c-47ce-929a-0dacc61cac60" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>